Administratie & boekhouding

Hoe je een administratie opzet en wat hier allemaal bij komt kijken, daar valt een website over te schrijven die vele malen groter zou zijn dan Webwinkel Opzetten.nl en zover willen we dan ook niet gaan. Als je verstand hebt van administratie en van het opzetten van een boekhouding zoek dan simpelweg een boekhoudprogramma dat mooi aansluit op je webwinkelsoftware. Omdat je als webwinkelier meestal dag en nacht op het internet te vinden bent, raden wij online boekhoudsoftware aan.

De marktleider in boekhoudsoftware, Exact, heeft bijvoorbeeld een mooi pakket om online de boekhouding te doen. Voor grotere webwinkels zijn er mooie koppelingen mogelijk, zoals met Magento of andere software.

Maar je betaalt er wel wat voor en voor een gemiddelde webshop zijn er eigenlijk wel betere alternatieven. Moneybird, een wat jongere speler in de boekhoudsoftware, heeft een goed alternatief waarbij facturen direct een iDeal-betalingslink meekrijgen. Het bedrijf en heeft veel positieve referenties onder webwinkeliers en internetondernemers.

Mocht je een goedkopere oplossing zoeken dan kun je boekhouden via Excel of soortgelijke programma's. Weet je weinig van administratie, boekhouding of andere belastingzaken? Neem dan alsjeblieft gewoon een boekhouder!

Een goede boekhouder hoeft niet (veel) meer te kosten dan 600-700 euro per jaar en heeft voldoende verstand van belastingvoordelen die mogelijk op jou van toepassing zijn om dit (vele malen) terug te verdienen.

Bij de boekhouding, belasting en administratie willen we dan ook niet te lang stil staan. Wel willen we je graag wijzen op enkele factoren in de administratie die voor webwinkels van essentieel belang zijn. Zoals het debiteurenbeheer, betalingstermijnen en incassotrajecten.

Debiteurenbeheer

Zodra een rekening of factuur gemaakt wordt, is deze voor de Belastingdienst definitief. De persoon die het bedrag schuldig is maar nog niet heeft overgemaakt wordt debiteur genoemd. Over de gemaakte (niet de betaalde, maar de uitgeprinte!) facturen dien je de (belasting)aangiften te doen.

Daarnaast heb je in dat geval natuurlijk al je goederen ingekocht en verzendkosten moeten betalen. Het is dan ook zeer belangrijk dat de debiteur zijn schuld snel zal overmaken. In Nederland is dit helaas lang niet altijd het geval. Het gemiddelde betalingstermijn volgens Nederlandse facturen is 25 dagen. De werkelijkheid laat zien dat gemiddeld bedrijven betalen na 40 dagen.

Stimuleer snelle betalers

Grote bedrijven en overheden zijn relatief vaak de traagste betalers. Waarschijnlijk mede omdat het hen geen reputatieverlies zal opbrengen. Voor hen blijf je graag werken. Bij sommige bedrijven is de papiermolen gewoon traag maar regelmatig wordt bewust traag betaald om de liquiditeit hoog te houden en rentewinsten te behalen.

Bedrijven met een miljoenenomzet en uitgaven kunnen zo tientallen euro's rente besparen. Om deze bedrijven te stimuleren kun je bijvoorbeeld een korting rekenen voor snelle betalers van bijvoorbeeld 2% indien er binnen 10 dagen betaald wordt. Op die manier hebben bedrijven er zelf financieel voordeel bij. Deze korting reken je natuurlijk door in je totaalprijzen. Hetzelfde kun je doen bij klanten die via automatisch incasso of vooruitbetaling betalen.

Een zeer effectieve manier is om het klanten gewoonweg te laten weten. Laat een klant weten dat je het waardeert indien hij snel betaald heeft. Je hoeft niet direct een bloemetje te sturen, maar geef bij een vervolgopdracht het gewoon aan dat je direct voor hem aan de slag gaat aangezien hij jouw facturen ook altijd snel in behandeling neemt. Hij zal denken een voorrangsbehandeling te krijgen bij snelle betalingen en dit volgende keer weer proberen.

Hanteer een strak betalingsbeleid

Het klinkt gemakkelijker dan gedaan maar een strak betalingsbeleid doet wonderen voor je debiteurenadministratie. Ten eerste is het bij grote opdrachten altijd aan te raden (een percentage) vooruitbetaling te vragen. Op die manier kun je eventuele kosten voor de opdracht in ieder geval zelf vast betalen.

Door een betalingstermijn van maximaal 14 dagen te hanteren, al na 21 dagen na te bellen en na 30 dagen de tweede herinnering met wat strakkere tekst per post te versturen maak je klanten snel duidelijk dat tijdige betalingen bij jou een hoge prioriteit hebben. Vooral door even te bellen en te vragen waarom er nog niet betaald is wordt er veel duidelijk. Natuurlijk is het aan te raden geen vervolgopdrachten te accepteren tot de factuur betaald is.

Incassotrajecten

Als een debiteur uiteindelijk na lange tijd nog niet heeft betaald wil je misschien de gemaakte kosten als administratieve lasten en rente doorberekenen. Dit is alleen lang niet altijd zomaar toegestaan. Zorg dan ook dat je de betalingsvoorwaarden vooraf duidelijk maakt aan de klant. Door deze duidelijk in je algemene voorwaarden te noemen maar misschien ook nog eens kort in de offerte of zelfs op de factuur.

In Nederland mag je niet zomaar boetes uitdelen. Zo is het verplicht dat je een klant minimaal twee keer duidelijk een herinnering stuurt. Daarnaast moet de boete in verhouding blijven met de gemaakte kosten. Als je een incassobureau inschakelt zullen die ook niet zomaar een deurwaarder sturen maar eerst nog vriendelijk een herinnering sturen. Vandaar dat er mensen zijn die dan pas betalen!

Mede om die reden is het niet verstandig eeuwig te wachten voor je dat soort keuzes maakt. Op het internet zijn er vele 'no cure no pay'-incassokantoren te vinden. Niet alle bedrijven zullen het waarderen maar klanten die niet met jouw betalingsvoorwaarden akkoord kunnen gaan, wil je die wel als klant?