De voorraad van je webwinkel beheren

Er zijn uitzonderingen zoals bij dropshipping of soortgelijke alternatieven maar in de meeste gevallen heb je als webwinkel zelf je artikelen op voorraad.

Je dient deze voorraad zelf te beheren. In het begin doen de meeste webwinkeliers voorraadbeheer nog handmatig. Ze houden regelmatig bij wat er verkocht is en kopen dit handmatig telkens weer bij de leverancier in. De voorraad is dan statisch en kan per moment verschillen en wordt bijgehouden in een administratie zoals Excel.

Door die Excel-administratie is het duidelijk hoeveel op voorraad is en wat de waarde ervan is indien er een balans moet worden opgemaakt.

Dat werkt prima tot de webwinkel groeit, want dan dient ook het voorraadbeheer geprofessionaliseerd te worden. Artikelen met een snelle omloopsnelheid moeten tenslotte altijd op voorraad zijn!

Daarnaast heeft een professioneel voorraadbeheer ook enkele bijkomende voordelen.

Voorraad commercieel inzetten

Steeds meer webwinkels tonen in de webwinkel zelf, aan de eindgebruiker, hoeveel artikelen ze op voorraad hebben. Dit kan commercieel interessant zijn want een klant kan mogelijk sneller tot aanschaf overgaan als hij bij het bekijken van een product ontdekt dat de voorraad beperkt is en hij, als hij het niet nu koopt, mogelijk het product misloopt! Een goed voorbeeld hiervan is Zalando.

Dit kan echter alleen als de webwinkelsoftware automatisch bij bestellingen ook de voorraad direct bijwerkt.

Voorraadbeheer automatiseren

Met de meeste webwinkelsoftware is het mogelijk om ook de voorraad automatisch bij te werken. Soms zitten hier wel wat haken en ogen aan. Zo wordt er na een bestelling wel automatisch aangegeven dat er een artikel minder op voorraad is, maar wordt dit niet altijd gecorrigeerd als uiteindelijk de betaling niet volgt, de betaling niet lukt of als een product retour wordt gezonden bijvoorbeeld.

Zelfs als alles optimaal geautomatiseerd is, is het aan te raden om het regelmatig te controleren. Handmatige fouten blijven lastig te controleren en bijvoorbeeld bij diefstal of foutjes van de leverancier, kan het nog steeds voorkomen dat de voorraad niet klopt.

Zelfs als de webwinkel het geheel automatisch bijwerkt wordt er door bedrijven toch externe boekhoudsoftware gebruikt waarin de voorraad staat. Bijvoorbeeld om de waarde ervan te kunnen bepalen voor de Belastingdienst. Maar ook voor andere administratieve of logistieke vraagstukken. Gelukkig zijn deze steeds vaker direct te koppelen.

De ultieme voorraad

In de ultieme situatie is het beheer van de voorraad direct gekoppeld met zowel de administratiesoftware, de webwinkelsoftware als zelfs met de software van de leverancier waardoor er periodiek automatisch wordt ingekocht. Dit gaat veel webwinkels een stap te ver maar is bijvoorbeeld bij fulfilment-partijen wel zeer goed mogelijk.